如何做好时间管理?只要掌握5个简单要点
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永远觉得你的工作处理不完吗?顺利成章地加班,连周末也来公司报到,只因为昨天事情做不完只好拖到今天、明天、大后天?其实,当你陷入这种恶性循环时,不应该一味地埋头苦干,你需要的可能只是一些简单的小工具!

1.利用自动化小助理来帮助你规划行程

如果你的时间很紧凑,且经常需要东奔西跑,那么事前把行程规画好,可以帮助你省下很多的时间!当然,并不是每个人都有预算再请一位贴身秘书,因此利用你随身携带的手机或是笔电作为辅助工具会是个好点子,有些应用程式可以依据你的个人偏好设定,追踪你的代办事项、捕捉你的所在位置,并且提醒你日历上的活动。

善加利用这些可携式电子设备,可以提升你的机动性与灵活度,应付不同的突发状况,进而省下更多时间。

2.将某些工作外包

与上一点类似,当你的职位愈来愈高,你的重点就不应该放在琐碎、繁杂的任务上,而是应该转移重心在大事上面,将较繁琐的任务交给你的助理吧!当然,如果你请不起一个助理,事务也并非常态性,可以在较忙碌的时候花点小钱,将工作外派。

3.灵活运用可办公的空间

为了和客户会面、去其他部门开会或是到外地出差,需要在不同地点之间往返,有时候还得等待对方、甚至在外地某个定点待命,,而这之中所花费的时间累计下来也是很惊人!如果能事先得知附近可以处理工作的办公空间,让你在等待的时候,可以善用零碎的时间把任务处理完,或者多做些额外的工作,也能达到节省时间的效果。

4.别忘记回覆重要邮件

要一直追踪电子邮件、回覆每一个重要讯息是件累人的事,也是一场无止尽的长期抗战。但是无论是你或对方,只要漏看了一封信件,可能就错过了一个重要的机会!

善用管理工具会是明智的选择。比方说,Boomerang是一款适用于Gmail的Chrome应用程式,它可以确保你的所有电子邮件都及时得到回覆,帮助你管理你的现有客户及潜在客户。

5.使会议前置作业自动化

开会已经是件耗时甚钜的工作,如果你发现,连会议之前的前置工作也花费了你不少时间,就该开始思考解决方案了!

若你们的会议是例行性的,可以先制定好固定的作业流程与文件模组,再视开会的内容修改细节;如果你们的会议内容与当今时事、产业新闻有关,可以善用应用程式,让你们追踪的网页可以显示在某个看板上,你只需在开会前阅读看板或滑手机即可。

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